Parabéns! É o "planeador de eventos" oficial para um programa vindouro. Face a esta nova responsabilidade, talvez queira rever as dicas abaixo indicadas que podem deixar-lhe mais espaço no orçamento:
1) Época/Datas: alguns locais têm uma época alta e época baixa. Dependendo das datas, podem encontrar-se diferenças de preço significativas. De igual forma, se o seu grupo se puder reunir em feriados ou datas próximas, é importante referir também isso ao Hotel Planner.
a. Pesquisa: se seleccionou uma cidade, procure datas em que a cidade acolhe grandes festivais, convenções mundiais, eventos especiais (ex.: a Super Taça), etc. Se ainda tem possibilidade de alterar as suas datas, deve planear a sua reunião uma semana antes ou depois da ocorrência de grandes eventos na cidade. Planear o seu evento durante esse mesmo período poderá ser muito dispendioso e caótico para os participantes.
2) Padrão do dia da semana: muitos hotéis estão mais livres durante o fim-de-semana ou a semana. Por exemplo, um hotel num parque corporativo pode ser muito agradável, mas apenas oferece melhores preços no fim-de-semana. Pelo contrário, pode haver uma bela estância que esteja mais livre durante a semana.
3) Os preços do hotel são indicados para ocupação individual, ou para várias pessoas no mesmo quarto? Muitas vezes, o preço de um quarto vai de encontro ao seu orçamento, mas se devido à dimensão do seu grupo tiver de alojar até quatro pessoas no seu quarto, poderá ter uma taxa acrescida de até $10-30 por cada pessoa a mais em cada quarto de hotel. Ao fazer o seu pedido, certifique-se de que selecciona os tipos de quartos correctos, para que os preços de grupo em hotel sejam o mais exactos possível.
4) Procure custos adicionais atempadamente, utilizando o botão de informações do hotel, situado à esquerda de quaisquer propostas de hotéis: há quaisquer taxas de estância no hotel em questão? E custos de estacionamento? O hotel admite animais e, caso afirmativo, é necessário pagar uma taxa extra? Há quaisquer custos adicionais acrescidos ao preço de ocupação do quarto? Estas taxas adicionais podem representar muito dinheiro e algumas são negociáveis, dependendo do seu negócio ser mais ou menos interessante para aquele hotel em especial.
a. Veja tudo o que o preço inclui: alguns hotéis incluirão um pequeno-almoço grátis, recepções à tarde abertas a hóspedes do hotel, acesso ao centro de fitness ou acesso à Internet com a compra de um quarto de hóspedes. Estas comodidades não só lhe permitem poupar dinheiro, como de ter uma melhor experiência global no hotel. Estas mais-valias serão referidas na secção de comentários de quaisquer propostas de hotéis, mesmo abaixo da taxa de grupo em hotel.
5) Comida e Bebida: se planeia ter um evento com banquete durante a sua visita, certifique-se de que indica essa informação no seu pedido de grupo, isto garantirá que apenas respondam os hotéis que puderem acomodar as suas necessidades de espaço para banquete. De igual forma, é mais provável que os hotéis que tenham espaço para banquetes reservem um espaço de grupo e concedam descontos se o grupo utilizar os seus serviços de restauração e o seu espaço para banquetes. Assim que tiver localizado um hotel com todos os serviços necessários, dentro do orçamento, utilize o botão de contactos do hotel para ver um conjunto dos menus. Verfique as despesas de serviço e impostos. Na parte superior dos preços dos menus para banquete, estas taxas irão acrescer entre 20-40% em custos adicionais. Formas de cobrir as despesas:
a. O HotelPlanner.com irá sempre negociar para o seu grupo um desconto de 20% a 50% em comida e bebida. Consulte a secção de comentários das propostas de hotéis para ver estes descontos.
b. Tenha consigo um exemplo de menu e preço pretendido para apresentar no hotel. Escolha, por exemplo um pequeno-almoço que inclua vários tipos de pão, sumo de fruta e café/chá para um preço total da sua quantia pretendida/orçamentada por pessoa e veja se o hotel pode alterar os menus para ir de encontro ao seu orçamento. A maioria dos hotéis do Hotel Planner oferecem ao seu grupo o pequeno-almoço e esta mais-valia será também indicada na secção de comentários da proposta do hotel.
c. Observe os menus dos restaurantes do hotel. Se o seu grupo é pequeno, será melhor usufruir de um jantar simples no restaurante do hotel ou num restaurante próximo.
6) Audiovisuais: retransmita as suas necessidades audiovisuais ao seu representante do Hotel Planner e peça uma proposta individual. Uma coisa dispendiosa é o aluguer de um leitor LCD. Por vezes, vale mais a pena comprar um, porém questione o seu representante acerca de quaisquer taxas de "ligação" por trazer o seu próprio equipamento.
7) Aluguer da sala de reuniões: se o seu número de hóspedes é igual ao número de participantes na sua reunião, é possível que seja mais fácil de negociar em relação à sala de reuniões. Se o seu grupo necessitar de muitas apresentações, com vários temas ou de uma sala de reuniões maior (por exemplo, para 100 pessoas e está a contratar 10 quartos por noite), deverá ter de pagar o aluguer da sala de reuniões. O Hotel Planner poderá ter alguma margem de manobra em relação ao pagamento do aluguer da sala de reuniões se: a) o seu grupo vai reunir num "período de baixa ocupação" (ex.: feriado e/ou durante a época baixa); b) tem um gasto elevado de comida e bebida por noite e por quarto (ex.: os seus participantes tomam, no hotel, o pequeno-almoço e almoço, comem snacks de manhã e à tarde, e a recepção/jantar); c) o seu evento irá ocupar completamente a propriedade do hotel que seleccionou.
8) Proximidade de actividades: o seu grupo terá muitas noites livres ou planeia agendar actividades de grupo fora do hotel? Em qualquer caso, se os participantes puderem ir a pé até várias atracções locais, ajudará a reduzir os custos para si, como planeador, e para os participantes. Se o seu grupo tem muitas noites livres e há atracções muito próximas, os participantes decerto apreciarão não ter de pagar táxis, levar carro ou descobrir direcções numa cidade estrangeira. Se está a planear actividades fora do hotel, o transporte de ida e volta pode ter um custo considerável. Se seleccionar um hotel próximo de várias possibilidades para local do evento, e os participantes puderem deslocar-se a pé, isso permite-lhe poupar dinheiro. Clique no botão de informações sobre o hotel, à esquerda da proposta do hotel, para ver um mapa das áreas circundantes com uma lista de atracções locais, à direita do mapa, e a distância de cada atracção local até ao seu hotel. O Hotel Planner pode também ordenar todas as suas opções de hotel por distância até qualquer local específico. Verifique a caixa "ordenar por", situada na parte superior das propostas dos hotéis.
9) Transportes: se muitos dos participantes vêm de avião, consulte os preços dos vôos a partir das principais cidades, nas datas em que os seus eventos decorrerão. Se observar várias cidades, verá que algumas são bem mais razoáveis que outras. De igual forma, utilize o botão de informações do seu hotel, à esquerda de cada proposta de hotel, para receber informações sobre os custos de mini-autocarros e táxis com saída do aeroporto, bem como o tempo do percurso do aeroporto até ao hotel seleccionado.
10) Upgrades e comodidades: o seu representante do Hotel Planner perguntará sempre se o seu grupo pode obter um upgrade grátis para uma suite pelo preço de grupo; ou uma comodidade grátis para um dos seus participantes VIP. Estas atenções especiais são apreciadas pelo seu grupo e podem ser fornecidas sem qualquer custo acrescido.
11) Mais um bónus! Por cada cinquenta quartos, um é grátis: isto é normal na maioria dos hotéis, onde por cada cinquenta quartos escolhidos por um grupo, um é grátis! Alguns hotéis oferecem um grátis por cada cinquenta apenas quando cinquenta ou mais são escolhidos POR NOITE. Outros hotéis creditarão isto de forma cumulativa. Outros oferecerão um quarto grátis por cada quarenta, ou menos. O Hotel Planner trabalha com muitos hotéis que oferecem um quarto grátis por apenas 10 quartos por noite. Estes detalhes de quarto grátis serão apresentados na secção de comentários, por baixo da proposta de preço de quarto para grupo em hotel.
Boa sorte e boas negociações! Descubra como é bom planear eventos!